27.2 C
Jakarta
October 24, 2020
Insight

Tak Pernah Terpikir! 6 Teknik Manajemen Waktu yang Efektif

e-book

Semua orang tahu, waktu hanya 24 jam dalam satu hari, 7 hari seminggu, dan 365 hari dalam satu tahun. Waktu adalah hal penting, sering kita dengar pepatah “Waktu adalah uang”. Tetapi tidak banyak orang yang memanfaatkan waktu dengan baik demi mendapatkan uang. Mereka selalu mengabaikan waktu, tanpa mengaturnya dengan baik. Bagi para pengusaha dan pebisnis, waktu menjadi sebuah hal penting. Bagaimana mengatur manajemen waktu yang efektif untuk Anda yang super sibuk?

Sebenarnya persoalan waktu tidak hanya diperuntukan bagi para pengusaha atau pebisnis yang super sibuk. Yang terkadang harus pergi ke 3 kota berbeda pulau dalam satu hari. Tetapi waktu juga diperlukan untuk Anda semua, apapun profesi Anda. Jika Anda ingin sukses, memang Anda harus pandai dalam mengelola waktu yang ada.

“Semua orang memiliki jumlah waktu yang sama, namun tidak semua orang pandai mengatur waktu”

Sebagian besar orang menganggap waktu kerja normal hanya 8 jam. Teori ini juga di aminkan oleh para pengusaha dan para pekerja. Bahkan para freelance berpikir hal yang sama. Faktanya, terkadang Anda harus menyelesaikan pekerjaan selama 20 jam bahkan 24 jam dalam keadaan tertentu atau sekitar 90 jam dalam satu Minggu.

Tetapi kalau hal tersebut terjadi setiap hari, apa yang harus Anda lakukan? Apakah ada yang salah tentang pengelolaan waktu yang Anda lakukan. Kali ini Accurate.partners akan memberikan beberapa langkah agar Anda bisa lebih mudah dalam mengatur waktu.

Delegasi Menjadi Solusi Sederhana

Terkadang Anda selalu ingin menjadi seorang pahlawan dalam satu tim. Anda selalu ingin segalanya Anda yang kerjakan. Menganggap, jika tugas yang dikerjakan oleh staff atau karyawan tidak akan selesai atau sebaik yang Anda kerjakan. Tentu ini akan membuat Anda terjebak dengan waktu.

Strategi yang paling berharga dalam manajemen waktu adalah mendelegasikan tugas dan pekerjaan secara efektif untuk mengurangi beban kerja. Anda juga bisa melakukan pekerjaan secara otomatis, tanpa harus melakukannya sendirian.

Semua itu perlu manajamen waktu yang efektif, untuk bisa mengelola waktu Anda menjadi lebih baik, hal ini akan memudahkan Anda untuk mengatur waktu menjadi lebih baik, dan Anda akan mampu menyelesaikan banyak tugas dalam satu hari.

Bagaimana mengatur waktu dengan efektif, untuk membantu Anda bisa mengelola waktu dan bisa melakukan berbagai hal lain lebih produktivitas.

Batasi Waktu Anda

Agar Anda bisa memiliki manajemen waktu yang efektif, cobalah untuk membatasi waktu dalam setiap pekerjaan atau tugas. Cara ini cukup ampuh dalam mengelola waktu Anda dalam aktivitas harian Anda. Orang-orang super sibuk dan melek waktu selalu menggunakan cara ini untuk membatasi waktu mereka, dalam satu hari.

Misal, mereka mendedikasikan waktu dengan memiliki tabel aktivitas tersendiri. Sehingga mereka bisa melakukan berbagai aktivitas dengan mudah dan bisa terukur. Bahkan tabel waktu ini bisa dibuat dari aktivitas bangun tidur, contohnya :

WAKTU AKTIVITAS
04.30 Bangun Tidur
04.30-05.00 Sholat & Olahraga Kecil
05.00-05.30 Istirahat
05.30-06.00 Sarapan dan Mandi
06.00-07.00 Berangkat ke Kantor atau Toko
07.00-08.00 Mereview pekerjaan hari sebelumnya
08.00-09.00 Cek email untuk melihat laporan yang masuk
09.30-10.00 Meeting Bareng Tim
10.00-12.00 Melakukan pekerjaan prioritas
12.00-13.00 Istirahat
13.30-15.00 Bertemu klien atau melihat project, jika project di luar kantor
15.00-16.00 Mengecek laporan-laporan yang masuk
16.00-17.00 Bersiap untuk menyusun kegiatan esok hari

Tabel di atas hanya gambaran sederhana saja. Anda bisa menggunakan tabel Anda sendiri, menurut dengan aktivitas harian Anda. Di tabel tersebut memang sangat sederhana, bisa juga Anda masukan jadwal pergi ke luar kota, jika memang ada pekerjaan di luar kota yang harus Anda lakukan.

Cara ini mungkin akan cukup efektif untuk Anda lakukan dalam memperkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas dan aktivitas. Disini juga Anda bisa mengetahui mana prioritas untuk Anda dan mana yang perlu di delegasikan.

Terkadang para pengusaha juga melakukan aktivitas lebih dari 8 jam sehari. Hal itu wajar, banyak pengusaha di luar sana yang bisa menghabiskan waktu 18-20 jam sehari, biasanya jika bisnis dilakukan dengan bootstrapping yang masih harus membangun bisnis sendiri alias dengan jumlah tim seadanya.

Jika memang bisnis sudah besar, Anda bisa mendelegasikan setiap tugas kepada tim Anda. Sehingga Anda fokus pada urusan bisnis saja, tidak perlu mengurusi aktivitas operasional lagi.

Melawan Hukum Parkinson

Hukum Parkinson bukanlah sebuah penyakit Parkinson, hal ini berbeda. Hukum Parkinson adalah pekerjaan berkembang (menjadi lebih berat) untuk mengisi waktu yang tersedia. Ini sering di sepelekan oleh banyak orang, namun jangan pernah berpatokan dengan hukum Parkinson, jika suatu pekerjaan bisa dikerjakan menjadi lebih cepat.

Contoh sederhana Hukum Parkinson, ketika Anda memiliki tugas dan Anda berpikir bahwa tugas tersebut bisa diselesaikan dalam waktu tiga hari, padahal pekerjaan tersebut mungkin bisa dikerjakan hanya dalam waktu 6 jam saja. Jika Anda mampu memaksakan batasan waktu yang lebih ketat, secara alami Anda akan menyelesaikan waktu kerja lebih cepat.

Untuk bisa melawan hukum Parkinson, salah satu cara termudahnya adalah dengan memiliki jadwal waktu yang jelas. Membuat segala aktivitas di batasi oleh waktu, jika Anda tidak memiliki agenda waktu, tentu itu akan memberatkan Anda ke depannya.

Tentukan Skala Prioritas

Anda juga harus mencatat skala prioritas Anda untuk bisa mengelola waktu yang Anda miliki. Dengan memiliki skala prioritas, Anda juga akan mampu menghabiskan waktu lebih mudah dan lebih terarah. Susunlah waktu-waktu dari aktivitas kecil hingga aktivitas besar.

Dengan begitu, Anda akan lebih mudah dalam mengukur mana aktivitas yang menghabiskan banyak waktu, sehingga Anda bisa semakin sadar dalam mengelola waktu Anda dengan lebih mudah. Semakin sadar Anda menghabiskan waktu, semakin efektif dan efisien Anda dalam mempergunakan waktu yang ada.

Mengontrol Waktu Istirahat

Manajemen waktu yang efektif bukan berarti Anda menghabiskan waktu hanya untuk bekerja. Anda juga harus memiliki waktu istirahat. Istirahat penting untuk mengembalikan fokus Anda ke semula. Istirahat terbukti memiliki efek positif, baik mengurangi stress maupun meningkatkan produktivitas dan harus dilakukan sepanjang hari.

Terkadang, ketika pekerjaan sedang menumpuk kita merasa tidak bisa istirahat karena terbebani oleh pekerjaan. Padahal Anda bisa menentukan istirahat dengan mudah, misal ketika Anda harus meeting selama 60 menit, cobalah untuk meeting selama 55 menit saja, sisa waktunya bisa digunakan untuk Anda beristirahat.

Jika Anda berada dalam sebuah project, Anda bisa mengambil waktu istirahat setiap 2 jam sekali. Misal istirahat selama 15 menit untuk mengembalikan fokus Anda ke semula. Jika Anda telah melakukan hal ini, Anda akan menemukan ritme istirahat secara alami.

Masalah Saat Menjalankan

Yah, waktu memang tidak bisa di tebak. Terkadang Anda telah menyusun waktu untuk menyelesaikan sebuah meeting dalam waktu 60 menit. Dikarenakan ada anggota tim yang belum hadir di waktu yang telah ditentukan membuat waktu meeting menjadi molor, tentu ini akan menganggu aktivitas Anda selanjutnya.

Strategi membuat agenda memang tidak akan seefektif jika Anda tidak konsisten, tetapi terkadang ada faktor eksternal yang tidak mampu Anda cegah. Membuat apa yang telah Anda susun menjadi berantakan. Tapi jika Anda bisa melakukannya dengan konsisten bukan tidak mungkin aktivitas Anda bisa lebih baik dan terukur.

Memang beberapa langkah di atas tidak serta merta cocok untuk semua orang dengan jenis pekerjaan dan aktivitas yang beragam. Semua bisa Anda sesuaikan, Anda ingin menggunakan strategi konvensional, Anda juga bisa. Coba lihat hasilnya setelah berbulan-bulan, apakah hasilnya sangat membantu atau tidak. Anda mungkin akan terkejut dengan hasil yang Anda dapatkan dari strategi manajemen waktu yang efektif untuk Anda lakukan demi mengejar produktivitas Anda.

Artikel Terkait

Mumpung Masih Lowong, Begini 6 Cara Memanfaatkan Waktu untuk Tetap Produktif

rumi

5 Tips Manajemen Waktu Dalam Berbisnis yang Mudah Diterapkan

rumi

Leave a Comment